电子数据交换 （EDI） 是商业世界中的主要内容，为文档传输提供了一种快速安全的方法。在所有电子商务交易中，由EDI流程促进的交易每年总计超过20亿笔。已经有超过 60% 的企业在日常运营中使用 EDI，这得益于 EDI 的成本节约、速度和准确性。但是什么是EDI，EDI的优势是什么，使其对企业如此有吸引力？你会在这里找到答案。
什么是EDI？
电子数据交换（Electronic data interchange，缩写EDI）是指按照同一规定的一套通用标准格式，将标准的经济信息通过通信网络传输，在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理。由于使用EDI能有效地减少直到最终消除贸易过程中的纸面单证，因而EDI也被俗称为“无纸交易”。它是一种利用计算机进行商务处理的新方法。EDI是将贸易、运输、保险、银行和海关等行业的信息，用一种国际公认的标准格式，通过计算机通信网络，使各有关部门、公司与企业之间进行数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部业务过程。
电子数据交换的目的和功能
最基本的是，EDI是在企业之间和企业内部从计算机到另一台计算机的电子商务文档交换。EDI 包含关键的事务信息，并以标准化格式构建，以便于自动检索。例如，当零售商提交产品的数字采购订单、制造商发送数字发票以及双方发送电子收据时，零售商和制造商交换 EDI。EDI的核心目的是自动安全地传输数据 – 这一目的为所有类型的企业提供了许多好处。
EDI在电子商务中的主要优势和优势
EDI最初是为了解决手动通信中固有的众多问题而开发的。通过促进自动化和更顺畅的信息流，EDI为公司提供了许多好处。这些好处是为什么这么多公司仍然选择在其运营中使用EDI的原因。EDI 的一些优点包括：
- 更快的交易：纸质文档从一个位置传输到另一个位置需要时间，而手动输入的电子表格需要时间来填写、归档和检索。EDI使公司能够消除这些耗时的任务，通过自动化缩短处理时间。例如，EDI可以帮助缩短订单到发货周期，从而缩短周转时间并提高客户满意度。
- 减少错误：非EDI系统涉及手动过程，自然比计算机更容易出错。EDI通过自动输入和数据处理消除了这种情况，消除了人为错误的可能性。
- 改进的可访问性：由于处理数据所需的固有时间延迟和手动过程，非EDI系统更难快速访问。EDI更加即时和自动化，允许用户访问一系列事务数据。这使企业能够更准确地管理帐户和库存。
- 效率最大化：凭借更快的速度、更少的错误和更好的可访问性，EDI 为企业提供了全面的效率。通过消除耗时的手动流程和数据处理任务，企业可以将人员和资源分配给更直接影响客户关系并为公司增加价值的任务。
- 提高安全性：虽然手动流程看似安全，但所涉及的人为错误实际上增加了安全风险，为不准确和数据丢失留出了空间。借助 EDI，流程实现自动化，文档通过安全连接传输，从而消除了代价高昂的错误。此外，EDI 可以更轻松地跟踪和存储用于审核目的的数据，确保您的公司已准备好满足行业合规性标准。
- 节约成本：上述所有好处都使系统可以节省企业资金。虽然非EDI系统会产生劳动力和材料成本，并允许代价高昂的错误，但EDI系统消除了这些问题。纯电子文档可降低材料成本，而自动化可降低人工成本和代价高昂的错误。
有了这些EDI的好处，难怪这么多企业选择在其业务结构中实施它。
电子数据交换基础设施
现在，你已了解 EDI 的好处，从结构角度了解 EDI 的工作原理非常重要。要使EDI正常工作，企业必须具有旨在促进EDI的基础架构。该基础设施必须包括电子数据交换的四个关键要素，下文将更详细地描述这些要素：
1. 格式标准
EDI系统最基本的需求是组织信息的标准格式。此格式定义了包含哪些数据、写入方式和去向。当EDI在1960年代首次使用时，EDI格式是专有的，由公司设计和使用，以与其合作伙伴进行通信。然而，随着技术的使用范围扩大，企业发现有太多相互冲突的格式，无法有效地管理复杂的贸易关系。因此，行业团体开发了标准格式。
第一个EDI格式标准于1975年由美国运输数据协调委员会批准，为所有现代标准奠定了基础。今天，美国国家标准协会（ANSI）开发和维护格式标准。所有行业EDI格式的基准称为ANSI X12。虽然一些企业抱怨EDI涉及严格的标准化，但这种标准化对其成功至关重要，使企业能够有效地交换数据并避免早期采用者在1960年代遇到的问题。
尽管 ANSI X12 是 EDI 格式标准的基准，但各行各业已经建立了自己的标准和惯例，调整 ANSI X12 以适应其行业的特定需求。例如，尽管 ANSI X12 定义了 400 多个度量单位的代码，但汽车行业格式仅定义了适用于该行业的代码，从而减少了用户的混淆。
ANSI也不是世界上唯一的格式标准。您可能还会看到术语UN/EDIFACT或简称EDIFACT。这代表联合国/行政、商业和运输电子数据交换，这是联合国制定的标准，也是美国以外最常用的 EDI 标准。
当今世界各地使用的其他一些常见格式标准包括：
- HIPAA：1996 年的《美国健康保险流通与责任法案》确立了电子健康记录传输的国家标准。该法案涵盖了美国医疗保健系统中的EDI使用，HIPAA基于X12格式制定了格式标准。
- 罗塞塔网：这种格式通常用于电子、电信和物流行业，这些行业经常在全球范围内进行互动。
- Tradacoms：这种早期的EDI格式标准主要用于英国的零售业，并逐渐成为全球市场的通用格式。虽然EDIFACT现已成为全球标准，但这种格式在英国仍然普遍使用。
2. 编译软件
编译软件获取数据并将其从内部格式转换为通用 EDI 格式，然后再转换回来。例如，发送公司可以使用翻译软件从其数据库中提取数据并将其转换为通用 EDI 格式。然后，发送公司将该文档发送给接收公司。收到文档后，接收公司使用另一个翻译软件将通用 EDI 格式转换为自己的内部格式。
3. 电子数据交换网络
公司使用各种传输方法将EDI从一家公司发送到另一家公司。虽然EDI在历史上仅使用直接EDI方法发送，但互联网和移动设备的出现引入了更多传输文档的方法。下面介绍了一些用于促进EDI的常用方法：
- 直接电子数据交换：直接EDI，也称为点对点EDI，涉及两个具有大量日常交易的企业之间的直接连接。通过这种类型的EDI，企业可以建立直接连接，其系统会自动促进交易。这是公司最初处理EDI文档的方式，但是当企业使用不同的通信协议和计算机硬件系统时，就会出现问题。
- EDI网络服务提供商：EDI 网络服务提供商（也称为增值网络 （VAN））是直接 EDI 的常见替代方法。在这些系统中，业务合作伙伴使用第三方提供的安全网络。这使企业可以避免管理来自其业务合作伙伴的多个通信协议。
- 网络电子数据交换：Web EDI使用标准浏览器和在线表格通过互联网进行EDI。这种方法非常经济实惠，允许中小型组织从EDI中受益，而不会产生大量的IT成本。
- 移动电子数据交换：EDI网络服务提供商越来越多地提供移动选项来促进EDI。虽然目前由于移动设备的安全问题而受到限制，但预计移动EDI将在未来十年内大幅扩展。
预计未来EDI转移方法将进一步扩展，以满足不同类型企业和合作伙伴关系的各种需求。
4. 计算机
EDI 基础结构所需的最后一件事是计算机。作为一种数字格式，商业中的电子数据交换应用需要基本的计算机才能运行。虽然大公司可以使用广泛的IT基础设施来促进EDI，但即使是拥有一台机器的小型企业也可以使用EDI系统。随着技术的进步，即使是移动设备也可以托管整个EDI交易关系，使各种形式和规模的公司都可以访问EDI。
电子数据交换示例
许多行业已经在日常运营中使用EDI，受益于EDI在电子商务中的各种优势。
嘿，为托运人和供应商提供了许多解决方案，以便通过EDI接收来自许多主要市场的订单 – 沃尔玛，Costco和其他大型零售商。下面列出了一些行业和说明性示例：
1. 制药行业
制药行业依赖于所有事情的极端准确性，这延伸到他们的企业对企业通信。该部门是EDI技术的早期采用者之一，也是卑尔根不伦士益格制药公司最成功的EDI实施之一。这家药品批发分销商在许多业务流程中从上到下使用 EDI。当药剂师扫描其产品库存时，将提交订单。扫描后，微型计算机处理信息并生成电子订单，药剂师审查并发送到配送中心。中间的计算机对订单进行分析和重新排序，并将其发送到地板上拉动。这种电子流程大大减少了卑尔根布伦斯维格配送中心的错误和周转时间，代表了EDI技术的重大成功。
2. 零售业
零售行业通常在多个日常运营中使用 EDI。零售商经常使用EDI来下达类似于卑尔根布伦斯维格模型的供应订单。他们还使用 EDI 管理大多数发票，JCPenney 公司发现，EDI 通过减少错误、增加周转时间和降低劳动力成本，帮助显著降低了间接成本。他们甚至能够通过切换到 EDI 系统将处理中心整合到一个位置。由于EDI的好处，许多大型零售商，如沃尔玛，Costco和Home Deport只会通过EDI向其供应商发送交易，因此对于希望与大型财富500强零售商开展业务的公司来说，拥有EDI功能是必须的。
3. 汽车工业
美国汽车行业也是EDI技术的有力用户。例如，克莱斯勒将EDI应用于其制造过程，改善了与材料供应商的沟通，并消除了对发票的需求。克莱斯勒通过创建每周电子材料发布来做到这一点，预测他们正在进行的项目的未来材料需求。当工作人员使用零件和计划更改时，预测会更新。在需要零件前一周，克莱斯勒系统使用此预测发送必要零件的EDI订单。然后，供应商拉动这些部件并发送EDI提前发货通知，以验证交货是否在途中。一旦他们收到零件，克莱斯勒就会对其进行扫描 – 如果有任何差异，系统会识别它们并向供应商发送差异报告。该系统使克莱斯勒能够改善其库存和空间利用率，从而显着降低成本。
4. 金融业
金融业在广泛的业务中实施EDI，包括业务驱动和消费者驱动。金融行业 EDI 交易的两种主要类型是金融 EDI （FEDI） 和电子资金转账 （EFT）。FEDI发生在银行与其客户之间，或者在没有价值转移的情况下发生在银行之间。例如，提取电子对账单的客户将是 FEDI。另一方面，电子转帐涉及将货币价值从一个机构的一个账户转移到另一个机构的账户。自动清算所（ACH）支付就是一个例子。公司通常使用这些类型的付款通过直接存款向员工付款，消费者使用它们进行自动付款。
5. 科技产业
多年来，EDI一直是科技行业的主要内容，可实现快速通信。由于EDI通信的速度和准确性，科技行业倾向于使用这种方法来处理从设计和制造到供应管理的各种业务流程。
但是，EDI 的使用不仅限于这些行业。保险业通常使用 EDI 来处理索赔和付款，教育机构将其用于图书馆资料请求、成绩单和贷款信息。甚至联邦政府也通常将EDI用于报税目的。随着公司扩展到全球市场，EDI在电子商务中的重要性只会增加。
EDI 集成的工作原理
了解EDI的基础设施很重要，但更重要的是了解EDI如何逐步促进电子交易。该过程的工作原理如下：
- 发送工具从内部应用程序导出业务文档或数据集。
- 翻译软件将此文档或数据集从内部格式转换为EDI格式。
- EDI 处理软件检查 EDI 文档，以确保其结构准确且符合 EDI 标准。
- EDI文件通过直接连接或EDI网络传输到接收设施。
- 接收设施获取文件，其 EDI 处理软件验证其有效性。
- 接收设施的翻译软件将文档从EDI格式转换为工厂的内部格式。
- 接收设施的系统处理和集成数据，并将通知发送回发送设施以确认交付。
在此系统中，您可以看到 EDI 基础结构的每个元素在整个过程中的使用方式。然而，关键的一点是EDI集成软件对于使此过程尽可能顺利至关重要。
如何将 EDI 添加到我的业务？
现在，你已了解 EDI，是时候考虑如何在业务流程中实现 EDI。如果尚未在业务流程中使用 EDI，则可能是时候考虑在组织中使用它了。但是，如果您已经在使用 EDI，请务必记住，您始终可以改进流程以最大限度地利用 EDI。
电子数据交换业务流程审查
无论您是 EDI 新手还是只是在寻找更新，以下是有关如何在业务流程中实施或查看当前使用 EDI 的一般概述：
- 查看您的策略：分析您当前的业务结构和流程，并确定可以使用 EDI 改进的领域。考虑您的组织结构、供应商和流程的交易类型。如果您发现 EDI 可以消除步骤、减少手动流程或改进库存或交付管理的领域，请将其添加到列表中以进行进一步分析。
- 分析每种可能性：检查在审查阶段确定的每个潜在改进，并评估实施EDI的实用性。考虑成本与收益、实施需要多长时间以及实施如何影响您业务的其他领域。
- 完成计划：确定实施 EDI 的最佳领域后，向企业决策者提出建议并最终确定计划。您的计划应包括任何必要的基础结构改进。
- 开发您的基础架构：如果您的企业需要任何新的软件或硬件来支持新的或改进的EDI系统，请购买必要的耗材并进行安装。基础设施开发还可以包括选择EDI网络提供商或其他EDI传输系统。
- 集成 EDI：准备好进行 EDI 后，开始将其集成到您的业务中。在将其推广到业务合作伙伴之前，请务必运行广泛的测试并修复任何流程问题。
如果您不确定如何在您的业务中实施 EDI，请务必与业内专家合作 – 他们可以帮助您确定潜在的改进，并告知您其他公司如何实施 EDI 以使其受益。
由于EDI的复杂性，较小的公司放弃了自己实施EDI，而是与具有处理EDI交易的核心能力的公司合作。
